Cosa fa di un ufficio, uno studio professionale o un luogo di lavoro un ambiente funzionale e accogliente, tanto per dipendenti o chi lavora al suo interno quanto per altri tipi di fruitori come clienti, pazienti e via di questo passo? La risposta più sincera è: i dettagli. A tutti sarà capitato, infatti, di entrare in un locale aziendale pure appena restaurato e in ottime condizioni da un punto di vista architettonico ma a cui mancava qualcosa per poter essere definito davvero accogliente: come in una casa, anche in un ufficio sono dettagli, particolari e finiture a fare la differenza. E, sì, qualche volta sono dettagli, particolari e finiture che includono anche cancelleria e macchine da ufficio per esempio.
Come rendere più funzionale e adatto a tutti un luogo di lavoro, partendo dalle piccole cose
Proviamo però,ad andare con ordine. I locali del proprio edificio sono nuovi, appena rifiniti, dotati di tutti i comfort possibili e immaginabili? Il tutto potrebbe risultare inutile o poco valorizzato senza indicazioni e segnaletica giusti. Per rendere davvero vivibile un ambiente di lavoro, specie se frequentato anche da altri frequentatori al di là di dipendenti e collaboratori, la prima necessità è rendere subito evidente e ben comprensibile la separazione degli spazi e la loro destinazione: etichette e indicazioni ad hoc devono cioè, molto più pragmaticamente, dire di che tipo di locali si tratta, se sono ad accesso riservato, se si tratta di toilette, eccetera.
Molta teoria raccomanda, poi, che tutto all’interno del luogo di lavoro richiami l’identità visiva dell’azienda: è una precauzione, nella maggior parte dei casi piuttosto semplice da attuare, che serve sia ai dipendenti per aumentare o migliorare lo spirito di gruppo, sia a eventuali visitatori perché abbiano sempre ben in mente dove si trovano e (possibilmente) perché. Accessori come sedie e poltroncine nella sala d’attesa che richiamino i colori sociali dell’azienda, per esempio, potrebbero aiutare in questo senso, esattamente come finiture e particolari con le stesse caratteristiche Molto più semplice è stampare il proprio logo, il proprio nome aziendale su cancelleria e altra oggettistica: è il merchandising più comune, utile sia da lasciare in dotazione e perché sia utilizzato nei vari uffici, sia da destinare eventualmente come gadget durante le festività per esempio.
Per qualcuno è una soluzione un po’ vintage, però, piuttosto utile può essere anche un organigramma dell’azienda facile da consultare ed esposto in uno spazio comune, frequentato da tutti i dipendenti e collaboratori, dal momento che è molto più semplice, in questo modo, avere sempre bene in mente ruoli, responsabilità e organizzazione del lavoro.
Le aziende più innovative, poi, offrono plus come stanze dedicate al relax o che i dipendenti possono usare per trascorrere il tempo libero che hanno a disposizione durante le pause per esempio. Attenzione ai dettagli, ancora, può significare tenere conto di quanti tra i propri lavoratori – o tra chi si ritrova a frequentare lo spazio di lavoro, se è quello di uno studio medico per esempio – ha bambini da allattare e può bisognare di un posto tranquillo per farlo.
